Kui peate kõigest loendi koostama,see onahvatlev näha Exceli vaikehoidlat: lõppude lõpuks on see ainult väike loetelu üksustest teie enda või mõne lähedase kolleegi jaoks.
Võib-olla vajate midagi keerukamat, näiteks arvutuste valemeid või makroprogrammeerimist andmete kogumise ja töötlemise automatiseerimiseks.
Kahjuks on Exceli või konkureeriva tabelarvutusprogrammi abil tööle asumise lihtsus ka üks selle suurimaid probleeme. See, mis algab Exceli väikeprojektist, kasvab millekski massiliseks, sel ajal võite kokku puutuda ka kiiruse ja stabiilsuse probleemidega või isegi arenguprobleemidega, mida te ei suuda lahendada.
Pealegi tekitavad suured andmehalduse ülesanded sageli märkimisväärseid väljakutseid, näiteks korraldamine, juurutamine, failide klassifitseerimine, andmebaaside haldamine, kasutajate koostöö ja palju muud. Andmebaasi struktuuri lõhkumiseks piisab andmete valesse piirkonda paigutamisest, andmete ebajärjekindlalt tippimisest või isegi kahe inimese töötamisest samal lehel. Mitmed asjad võivad valesti minna, põhjustades viivitusi ja võimalikku andmete kadu.
Selles artiklis selgitatakse kõige levinumaid probleeme, mis Exceli arvutustabelite kasutamisel esile kerkivad, kuidas neid lahendada ja millal on parem astuda sammu ja minna hoopis andmebaasile.
Probleem nr 1: Exceli mitme kasutaja redigeerimine
Kui Exceli süsteemid orgaaniliselt kasvavad, satute kiiresti probleemidesse, kus üks kasutaja avab töövihiku igal konkreetsel ajal ja teisele inimesele öeldakse, et see on juba avatud. Teine kasutaja saab kirjutuskaitstud versiooni tühistada, oodata või vaadata. Exceli lubadus teile teada anda, kui teine töövihikust lahkub, on õnnemäng, kuna see ei kontrolli olekut nii tihti ja see ei pruugi teid kunagi valgustada. Isegi kui see juhtub, võib keegi teine sisse logida ja faili enne teid avada.
Üksikute kasutajaefektide vältimiseks võite kasutada Excel Online'i (Exceli rippmenüü veebipõhine versioon) või lülitada sisse Jagatud töövihikud tunnusjoon. Siin on kiire juhend arvutustabeli jagamiseks.
- Avage soovitud arvutustabel ja klõpsake nuppu Fail .
- Järgmiseks klõpsake nuppu Jaga uue akna avamiseks.
- Nüüd sisestage selle kasutaja teave, kellega soovite arvutustabelit jagada.
Samuti saate jagada andmed mitmeks töövihikuks, nii et erinevad inimesed töötaksid erinevate töövihikute kallal, ilma et üksteise varbad kokku puutuksid.
Teema nr 2: Exceli jagatud töövihikud
Excel Online lubab vaikimisi mitut redaktorit, kuid sellel puudub palju funktsioone. Teenus ei paku suurt midagi muud kui lihtsamaid ülesandeid. Kuigi funktsioon Jagatud töövihikud tundub, et see peaks selle töö ära tegema, on see täis piiranguid. Kui töövihikut on näiteks jagatud, ei saa tabelit luua ega lahtriplokki kustutada.
Kui Exceli süsteemid orgaaniliselt kasvavad, tekib probleem, et töövihiku saab korraga avada ainult üks kasutaja.
Mõnede veebipõhiste Exceli piirangute jaoks on lahendused. Teiste jaoks on see pigem töövihiku struktuuri muutmine, mitte juba loodud töövihiku kasutamine, kuid see stsenaarium takistab seda sageli. Seetõttu on võimatu kasutada jagatud töövihikut samamoodi nagu tavalist ühe kasutaja töövihikut.
Jagatud töövihikute muudatused sünkroonitakse kasutajate vahel iga kord, kui töövihik salvestatakse. See toiming pannakse ajastatud ajakavasse, sundides näiteks iga viie minuti tagant salvestama. Regulaarse salvestamise ja iga kasutaja muudatuste jälgimise üldkulud on aga üsna suured. Töövihikud võivad kiiresti õhupalli suurendada ja teie võrku koormata, aeglustades teisi süsteeme.
pangakonto teabe saatmine e-posti teel
Väljaanne nr 3: Exceli lingitud töövihikud
Andmete jagamine mitme töövihiku vahel võib olla lahendus mitme kasutaja redigeerimise probleemile. Sellegipoolest peavad neil tõenäoliselt olema omavahelised sidemed, nii et ühte sisestatud väärtusi kasutatakse teises. Töövihikute vahelised lingid on kasulikud ka eraldi andmete eraldi failides hoidmiseks, selle asemel, et üks töövihik sisaldaks üksikuid lehti.
Tüütult on need lingid veel üks pettumuse ja ebastabiilsuse allikas. Need muutuvad absoluutseks, sealhulgas täielik tee allika töövihiku juurde või suhteline, sealhulgas erinevus lähte- ja sihtkoha vahel. Ehkki see kõlab mõistlikult, kasutab Excel arukaid reegleid, et otsustada, millal igat tüüpi linke kasutada ja neid muuta.
Reegleid reguleerib mitu võimalust ja see, kas töövihikud salvestati enne linkide sisestamist. Lingid muutuvad ka töövihiku salvestamisel või avamisel ja kasutamisel Salvesta kui koopia tegemiseks, selle asemel et faili kopeerida Failihaldur . Kogu selle segaduse ja ebakindluse tagakülg on see, et töövihikute vahelised seosed katkevad kergesti ja katkistest linkidest taastumine on aeganõudev protsess. Keegi ei pääse mõjutatud failidele juurde.
Lingitud andmeid värskendatakse ainult siis, kui failid avatakse, kui te just ei klõpsake Andmed> Päringud ja ühendused> Lingide muutmine> Väärtuste värskendamine. Siin on kiire demonstratsioon.
- Avage soovitud arvutustabel ja klõpsake nuppu Andmed .
- Nüüd otsige üles Päringud ja Ühendused ja klõpsake nuppu Redigeeri linke .
- Seejärel valige Väärtuste värskendamine .
Kui teie lingid ei asu kahe töövihiku vahel, vaid hõlmavad kolme või enamat, peate kõik töövihikud avama õiges järjekorras, et tagada ajakohastatud andmetöötlus õiges järjekorras, esimesest teise ja kolmandani. Kui muudate väärtust esimeses töövihikus ja avate seejärel kolmanda, ei näe see muudatusi, kuna teine töövihik ei olnud oma väärtusi värskendanud.
See andmete aheldamine on loogiline, kuid see suurendab tõenäosust, et teave on vale või proovite avada töövihiku, mida keegi teine juba redigeerib.
Muidugi võite proovida lingitud töövihikuid täielikult vältida, kuid on tõenäoline, et sisestate samad andmed mitmesse töövihikusse ja sellega kaasneb oht, et sisestate need iga kord veidi erinevalt.
Probleem nr 4: Exceli andmete valideerimine
Vead võivad pugeda andmetesse mis tahes arvutisüsteemis: inimesed kirjutavad valesti sõnu või teisendavad numbreid monotoonse regulaarsusega. Kui teie andmeid sisendamisel ei kontrollita, on teil probleeme.
Vaikimisi aktsepteerib Excel mis tahes tüüpi kasutajaid. Valikuvõimalusi on võimalik seadistada ka otsingunimekirjades, kuid neid on raske hooldada, peamiselt siis, kui sama välja kasutatakse rohkem kui ühes kohas. Kui kasutajad peavad sisestama dokumendi ID-numbrid või kliendi viitenumbrid ilma kontrollimiseta, on valesid kirjeid lihtne omavahel siduda, ilma et nad sellest aru saaksid. Süsteemi andmete terviklikkus kahjustub surmavalt ja andmete igasugune analüüs on kahtlane.
Andmete valideerimisprobleemide tagajärjed võivad tekkida juba algpõhjust teadvustamata. Mõelge olukorrale, kus teil on Excelis arvete loend. Kasutaja kirjutab kliendi nime igale arvele veidi erinevalt. Selle tulemusena saate arved firmadele Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd ja joness. Võib-olla olete teadlik, et need kõik viitavad ühele ja samale ettevõttele, kuid Excel mitte. Igasugune arve andmete analüüs, näiteks kliendipõhine pöördtabel kuude kaupa, annab mitu tulemust, kui neid peaks olema ainult üks.
Väljaanne 5: Exceli navigeerimine
Suurtes töövihikutes on keeruline navigeerida. Akna allservas olevad lehekaardid on kohutav mehhanism orienteerumiseks, kui neid on arvukalt. Kui ekraanil on rohkem kuvatavaid vahelehti, on vajaliku leidmine keeruline. Siin on kiire viis lehtedel navigeerimiseks.
- Paremklõpsake lehenimede kuvamiseks vasakpoolsetel nooltel Aktiveeri leht dialoogiboks.
Ainult esimesed 20 lehte on loetletud, enne kui peate loendis sirvima. Soovitud lehte pole võimalik sorteerida, rühmitada ega otsida. Aken peaks välja nägema umbes selline.
Väljaanne 6: Exceli turvalisus
Saate Exceli töövihikutele lisada turvalisuse, kuid selles on probleeme. Kaitse on palju rohkem suunatud töövihiku kui andmete kaitsmisele. Võite proovida lukustada mõned lehed ja lahtrid, et takistada kasutajatel struktuuri ja valemit muutmast, kuid kui nad andmeid näevad, saavad nad tavaliselt muuta kõiki või kõiki (välja arvatud juhul, kui teete mõnda loomingulist makroprogrammeerimist).
Väljaanne 7: Exceli kiiruse probleemid
Excel ei ole kiireim rakendus ja selle programmeerimiskeel, VBA, on aeglasem võrreldes professionaalsemate programmeerimiskeeltega, näiteks C #. See stsenaarium tuleneb Exceli kavandatud kasutamisest ja paindlikkusest. Lõppude lõpuks on see arvutustabeli mootor. Jah, Exceli VBA-d saab andmete loendite haldamiseks teenusesse suruda, kuid see ei tähenda, et see oleks parim valik seda tüüpi töö jaoks. Teised rakendused sobivad selliste ülesannete jaoks paremini - peamiselt seetõttu, et need on selgesõnaliselt mõeldud nende täitmiseks.
Kui tabate mõnda käesolevas artiklis kirjeldatud probleemi, ärge ignoreerige neid. Struktureeritud andmete salvestamiseks on professionaalne vastus, mida nimetatakse andmebaasiks. See ei pea olema hirmutav ega kallis ning see peaks võimaldama teil oma andmetele loogiliselt mõelda, kuidas need omavahel ühenduvad ja kuidas te nendega suhtlete.
Märge : Kui liigute arvutustabelilahenduselt andmebaasi, ärge dubleerige orjalikult arvutustabeli kujundust, kasutage võimalust selle paremaks muutmiseks.
Saadaval on üldotstarbelised andmebaasirakendused, millega saate koostada eritellimuse. Teise võimalusena võite leida, et spetsiaalne andmebaasirakendus, mis on juba loodud teie soovitud otstarbeks, on odavam, kiiremini rakendatav ja paremini sobiv.
Kuidas leida käivituskausta aknad 10
Näiteks kui teil on klientide loend ja üksikasjad kõigi nendega suhtlemise kohta, loetakse seda kliendisuhete haldamise (CRM) süsteemiks. Vaatamata oma väljamõeldud nimele on CRM-süsteem spetsialiseeritud andmebaas. Samamoodi on spetsiaalsed andmebaasid sellised kontopaketid nagu QuickBooks ja Sage. Kui te ei leia teie konkreetsetele vajadustele vastavat eelvalmistatud rakendust, saate selle ise ehitada või tellida teile IT-osakonna või konsultandi tehtud rakendus.
Kõige tavalisem andmebaasitüüp on suhteline andmebaas, mis salvestab oma andmed tabelitesse ning koosneb ridadest ja veergudest. Igas reas hoitakse eraldi üksuse andmeid. Näiteks kirjeldab iga veerg teema erinevat atribuuti, näiteks kliendi nime või krediidilimiiti.
Kirje loomiseks peate kliendi andmed sisestama vaid ühe korra ja seejärel saate neid kasutada nii paljude arvete jaoks kui vaja.
Tabelitel on omavahelised suhted määratletud nii, et näiteks arve kannab kliendi ID-d. See protsess tähendab, et saate hõlpsasti leida kõik konkreetse kliendi arved või hankida kliendi telefoninumbri konkreetsest arvest. Kliendikirje loomiseks peate sisestama kliendi andmed ainult üks kord ja seejärel saate neid kasutada nii paljudel arvetel kui vaja, ilma et peaksite neid uuesti sisestama. Andmebaasi loomiseks peate määratlema need tabelid ja seosed ning seejärel määratlema ekraanipaigutused, mida soovite andmete loetlemiseks ja muutmiseks kasutada.
Seal on kümneid andmebaasirakendusi. Mõnda neist on lihtne kasutada ja nad teevad kogu töö, võimaldades teil määratleda tabelid, andmesisestusekraanid ja aruanded. Teised on konkreetsetes valdkondades rohkem täisfunktsionaalsed, kuid vajavad täieliku töö tegemiseks muid tööriistu.
Näiteks võib programm olla tabelite ja seoste määratlemisel usaldusväärne ning sellel on tugevad analüüsi- ja aruandlusfunktsioonid. Siiski puudub rakendusel lõpuks mingeid tööriistu andmesisestuskuvade määramiseks. Microsoft SQL Server on siin ilmne näide. Nagu ka teistes suurtes andmebaasisüsteemides, hoolitseb SQL Server taustaprogrammi eest ja eeldab, et kasutate kasutajaliidese arendamiseks mõnda muud tööriista, näiteks Visual Studio.
Millised andmebaasivalikud sobivad teie jaoks?
Andmebaasi valik nr 1: Microsoft Access
Juurdepääs on üks töölaua andmebaaside vanaisadest. Seda on lihtne kasutada, kuid seda on lihtne kuritarvitada. Saate tabeleid, ekraane ja aruandeid kujundada nullist või alustada mallist. Mõni mall on avalikult ameerikalik ega õpeta alati häid tavasid, kuid need aitavad teil kiiresti alustada. Ekraanid ja programmeerimisfunktsioonid võivad olla üsna keerukad. Valmis rakenduse saate sisevõrgu (EI Interneti) kaudu teistele kasutajatele juurutada, selle asemel et tugineda failijagamistele.
Andmebaasi valik nr 2: Microsoft SharePoint
SharePoint on andmebaas, samuti dokumentide säilitamise mehhanism. Selle abil saate koostada lihtsaid loendeid ja siduda need omavahel. Vormi kujundaja on veidi keerukas, kuid kohandamine on siiski võimalik. Kasulik on SharePointi võime haarata Excelisse kogutud andmete loend ja paigutada see kohandatud loendisse. Programm muudab kohandatud loendi kõigile teie võrgus kättesaadavaks ja võimaldab teil lisada turvalisust, et piirata seda, kes saab nende andmetega midagi teha. Võite paluda SharePointil teid e-posti teel teavitada, kui keegi lisab, redigeerib või kustutab kirjeid. Kui salvestate andmeid inimeste, kalendriüksuste või ülesannete kohta, saate need andmed Outlookiga sünkroonida.
Andmebaasi valik nr 3: Zoho Creator
Zoho Office on veebirakendus, mis sisaldab andmebaasi, mis kasutab oma vormide lihtsal ja intuitiivsel viisil lohistamise funktsiooni. Pukseerimisega saate harjuda ka interaktsioonide ja töövoogude programmeerimiseks. Veebiteenusena on teie andmed ja rakendused saadaval kõikjalt, lihtsa turvalisusega, et hoida teie andmeid privaatsena. Zoho võtab tasu kasutaja kohta kuus, kuid see piirab kirjete arvu, mida saate selle kindlaksmääratud hinna eest salvestada. Programm maksab rohkem andmete salvestamisel või muude funktsioonide, näiteks e-posti integreerimise jaoks.
Nagu näete, pakub Excel palju funktsioone, kuid puudub mõnes piirkonnas. Mõnikord teeb mõni muu rakendus seda tööd paremini, eriti kui see on spetsiaalselt selle ülesande jaoks loodud. Muul ajal töötab Excel suurepäraselt, näiteks väiksemate andmebaaside puhul, kui vaid oskate ennetada probleemide esilekerkimist.
