Google'i arvutustabelid on mugav viis koosolekute korraldamiseks, ülesannete loomiseks, arvete sortimiseks ja mitmesugusteks muudeks andmeteks. See on selge, funktsiooniderikas ja teiste kasutajatega jagatav.
Selle tööriista ainus negatiivne külg on see, et teil pole sisseehitatud funktsiooni lehe kohta meilisõnumite meeldetuletuste saatmiseks endale või teistele kasutajatele. See muudaks kõigi ülesannete ja andmete jälgimise palju lihtsamaks.
Õnneks võimaldavad kaks meetodit saata meilipõhiseid meeldetuletusi. Nende kohta lisateabe saamiseks lugege seda artiklit.
Sündmuse meeldetuletuste saatmine - ühendage arvutustabelid ja kalender
Kui soovite endale meilisõnumeid saata, on lihtsaim viis selleks kahe erineva Google'i tööriista - Google'i arvutustabelite ja Google'i kalendri - segamine. Selleks ei pea te ühtegi skripti kasutama. Selle asemel peate lihtsalt eksportima andmeid ühest rakendusest teise.
Meetod koosneb kolmest etapist - andmete loomine ja eksportimine arvutustabelitest, nende importimine kalendrisse ja e-posti meeldetuletuste lubamine.
1. samm: arvutustabelite andmete loomine ja eksportimine
Kui soovite eksportida andmeid arvutustabelitest, peate looma sündmuslehe ja salvestama selle CSV-failina. Google'i kalendris faili äratuntavaks muutmiseks peaksite kasutama kindlat vormingut. Järgige lihtsalt neid samme:
- Avage oma dokument arvutustabelites.
- Teie esimese rea väärtused peaksid järgima seda kontuuri: A1: teema, B1: alguskuupäev, C1: lõppkuupäev.
- Päise „Teema” alla peate sisestama meeldetuletuse pealkirja. Algus- ja lõppkuupäev peaksid olema vormingus KK / PP / AAAA.
- Lisage nii palju sündmusi kui soovite, samuti nende algus- ja lõppkuupäevad.
- Klõpsake menüüd Fail.
- Hõljutage kursorit allalaadimise kohal. Ilmuma peaks uus menüü.
- Valige komadega eraldatud väärtused.
- Teie arvutustabelite faili CSV-versioon laaditakse alla teie arvutisse.
Märge: Ainukesed kohustuslikud päised on loendi edukaks importimiseks pealkiri „Subject” ja „Start Date”. Kui soovite lisada muid päiseid, näete saadaolevate valikute loendit (kalendri järgi äratuntav) ja nende järjekorda ametlikus Google'i tugi lehele.
2. samm: importige dokument kalendrisse
Kui CSV-sündmuste leht on importimiseks valmis, on aeg minna üle Google'i kalendrile.
- Avage Google'i kalender.
- Klõpsake menüüd „Seaded” (hammasrattaikoon).
- Valige ‘Seaded’.
- Valige vasakpoolsest menüüst „Import ja eksport”.
- Valige jaotise „Impordi” alt „Valige fail arvutist”.
- Navigeerige salvestatud CSV-failini ja klõpsake nuppu Ava.
- Lõpuks vajutage CSV-faili importimiseks nuppu „Impordi“.
Kui näete kuva, mis ütleb, et sündmused on kalendrisse lisatud - läks kõik libedalt. Nüüd jääb üle vaid seadistada kõnealuste sündmuste e-posti teated.
3. samm: märguannete seadistamine ja jagamine
Pärast märguannete seadistamist saate meeldetuletusi kõigi sündmuste kohta, mille olete Google'i arvutustabelitest otse oma e-posti aadressile eksportinud. Veenduge, et kõik oleks õigesti seadistatud, järgige neid juhiseid.
- Hõljutage hiirt oma nime kohal jaotises „Minu kalendrid” kalendriekraanist vasakul.
- Vajutage ikooni „rohkem” (kolm vertikaalset punkti), mis kuvatakse teie nime kõrval.
- Klõpsake valikul „Seaded ja jagamine”.
- Kontrollige, kas teie konto on jaotises „Jaga konkreetsete inimestega”. Kui ei, valige „Lisa inimesi” ja lisage oma e-posti aadress.
- Klõpsake jaotise „Sündmuste märguanded” rippmenüül „Teavitamine”.
- Valige selle asemel „E-post”.
- Seadistage meeldetuletuse ja sündmuse vaheline aeg ja kuupäev.
Nüüd saadab teie kalender meeldetuletused kõigi teie Google'i arvutustabelites loetletud sündmuste kohta. Pidage meeles, et veeru „Teema” alla saate lisada ükskõik mida. Saate loetleda konkreetseid ülesandeid, sünnipäevi või muid korraldusi, mitte ainult sündmusi.
Lisaks kasutage loendis teiste meilide lisamiseks ülalnimetatud valikut Jaga konkreetsete inimestega. Need kasutajad saavad samade meeldetuletuste e-posti teel nende konkreetsete korralduste kohta.
Kasutage Add Reminders Add-Oni
Teine võimalus e-kirjaga meeldetuletuste saatmiseks Google'i arvutustabelite kaudu on konkreetse lisandmooduli kasutamine. See meetod on mõnevõrra lihtsam ja see nõuab lihtsalt laienduse seadistamist, mis teeb kõik muu automaatselt.
Lisandmooduli seadistamiseks tehke järgmist.
- Klõpsake ekraani ülaosas vahekaarti „Lisandmoodulid”.
- Valige käsk „Hangi lisandmoodulid”.
- Sisestage otsinguribale ‘Lisa meeldetuletusi’.
- Klõpsake ikooni „Lisa meeldetuletused” ja valige käsk Installi. Lubage küsimisel load ja oodake rakenduse installimist.
- Minge uuesti vahekaardile „Lisandmoodulid” ja hõljutage kursorit menüü „Lisa meeldetuletused” kohal.
- Valige „Meeldetuletuste seadistamine / muutmine”.
Laiendus pakub veerge Task, Assignee, CC (valikuline) ja Tähtaeg. Jaotises „Ülesanne” saate sisestada lühikese juhise, e-kiri asub jaotises „Saaja” ja kuupäev allpool tähtaega.
Kui soovite tähtajapäeva kohta täiendavaid meeldetuletusi saata, reguleerige seda käsitsi paremas menüüs.
Lisaks, kui peate oma meeldetuletusele rohkem sisu lisama, võite klõpsata valikul „Saadaolevate meilide isikupärastamine” ja sisestada see lisateave.
Laiendus saadab e-kirjad automaatselt, kui aeg saabub ja saate muuta ülesannete kirjeldusi, saajaid ja kuupäevi liikvel olles.
Ole lisameeldetuletustega ettevaatlik
Pistikprogrammi „Lisa meeldetuletus” kasutamine on mugavam ja lihtsam viis kui meetod „eksport / import”, kuid nõuab samas suuremat tähelepanu.
muuta tegumiriba akende värvi 10
Kuna meeldetuletused saadetakse automaatselt, on tõenäoline, et saadate vale ülesande valele saajale enne, kui teil on võimalus seda parandada. See on välditav ja tavaliselt kahjutu, kuid peaksite siiski pöörama tähelepanu sellele, kes mida saab.
Millist meetodit peate paremaks? Miks? Jagage oma seisukohti allpool olevas kommentaaride jaotises.
