Kuidas SharePointis väliste kasutajatega jagada

Kaks aastakümmet on SharePoint olnud ettevõtete koostöösüsteem üle kogu maailma. Platvormi täiustatud funktsioonid loovad turvalise keskkonna teabevahetuseks, andmete salvestamiseks ja dokumentide jagamiseks.

Üks selline funktsioon võimaldab teil avada SharePointi faili, isegi kui te pole tavaline kasutaja. Selles artiklis käsitleme välise jagamise põhitõdesid – alates väliste kasutajatega jagamisest ja lõpetades sellega, millist tüüpi faile saate lisada.

Dokumentide jagamine SharePointi abil

SharePoint võimaldab teil valitud veebibrauseri abil faile nii salvestada kui ka jagada. See ühildub peaaegu kõigi otsingumootorite ja seadmetega. Samuti saate seda sünkroonida teiste pilvesalvestusteenustega, nt OneDrive .

Platvorm sobib hästi igat tüüpi failivormingute jagamiseks. Liidest on suhteliselt lihtne lugeda, seega on protsess üsna lihtne. SharePointi abil dokumente saab jagada järgmiselt.

1. Avage brauser ja minge aadressile office.com/signin . Logige sisse oma Microsofti kontoga, kasutades oma e-posti, telefoninumbrit või Skype'i profiili. Kui te pole registreerunud, klõpsake konto loomiseks allolevat linki.
2. Sirvige faile. Tõstke esile need, mida soovite jagada. SharePoint võimaldab teil valida ka terveid kaustu. Klõpsake vasakus ülanurgas nuppu Jaga.
   
3. Rippmenüü avamiseks klõpsake allanoolt. Valige üks linkide jagamise valikutest.
   
4. Juurdepääsu lubamiseks kõigile, kellel on link, valige Igaüks.
5. Faili jagamiseks oma töökaaslastega valige Inimesed asukohas .
   
6. Kui soovite jagada ainult konkreetsete inimestega, sisestage nende nimed vastavale väljale.
   
7. Kui soovite lisada täiendavaid juhiseid, võite kirjutada sõnumi.
8. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Rakenda.
   

Kiirem viis seda teha on luua link, mis viib konkreetse faili juurde. Seejärel saate URL-i tekstisõnumile manustada või mõnele teisele veebisaidile kopeerida. Inimene, kes lingi saab, saab seda jagada ka teiste inimestega. Seda saab teha järgmiselt.

mis keeles on legendide liiga kodeeritud

1. Logige oma kontole sisse office.com/signin .
2. Klõpsake SharePointi vahekaardil Kopeeri link.
   
3. Valige rippmenüüst jagamisvalik. Lingi loomiseks klõpsake nuppu Rakenda.
   
4. Lingi kopeerimiseks/kleepimiseks kasutage kiirklahve CTRL + C ja CTRL + V. Seda saate teha ka paremklõpsates URL-il ja valides ripploendist valikud.

Veebisaidi jagamine SharePointi abil

SharePoint ei piira teid failide ja kaustade jagamisega. Samuti saate kogu oma saiti jagada nii väliste kasutajate kui ka oma kataloogi liikmetega. Seda saab teha järgmiselt.

1. Logige sisse oma SharePointi kontole.
2. Klõpsake nuppu Jaga saiti.
   
3. Avaneb uus aken. Sisestage saidile lisatava isiku või rühma nimi. Saate saiti jagada ka kogu organisatsiooniga. Lihtsalt tippige dialoogiboksi Kõik, välja arvatud väliskasutajad.
   
4. Määrake soovitud loa tase. Saate lubada inimestel saiti vaadata, muuta või täielikult hallata.
   
5. Soovi korral saate lisada sõnumi, mis sisaldab lisateavet või juhiseid.
6. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Jaga.
   

Jagage kõike SharePoint Teamsi abil

SharePointi meeskonnaga saate teie ja teie töökaaslased regulaarselt dokumente, meediumifaile ja rakendusi sujuvalt vahetada. Portaal on mõeldud tootlikkuse tõstmiseks ja projektikoostöö optimeerimiseks.

Meeskonnaliikmena pääsete juurde portaali avalehel kõikidele asjakohastele kataloogidele, failidele ja veebisaitidele viitavatele linkidele. Tegevuste voogu saate kasutada ka saidi interaktsioonide jälgimiseks.

SharePointi meeskonnal on laia valiku funktsioonidega vahekaart Failid. Iga liige saab neid funktsioone kasutada jagatud failide redigeerimiseks ja portaali kohandamiseks. Siin on valikute loend.

• Juurdepääs lisafunktsioonidele jaotises Uus fail.
• Sünkroonige failid vastava kohaliku draiviga.
• Muutke vaadet, et muuta portaali liides paremini organiseerituks. Saadaval on mitu valikut, sealhulgas loendivaade, plaatide vaade ja kompaktne vaade.
• Kõrvaldage pahavara või rämpsfailid või teatage kahtlastest failidest.
• Laadige üles ja registreerige failid.
• Vaadake ja laadige alla faile.
• Korraldage failide järjekord.

Hallake SharePointi külalisjagamise seadeid

Kui olete ülemaailmne või SharePointi administraator, on teil õigus kohandada kogu organisatsiooni jagamisseadeid. See tähendab, et saate otsustada külaliskasutajate osalemise taseme SharePointi serveris. Sõltuvalt teie vajadustest saate valida mitme jagamiskonfiguratsiooni vahel. Külalisena jagamise seadeid saate hallata järgmiselt.

1. Avage brauser ja logige sisse oma administraatori kontole.
2. Avage vahekaart Väline jagamine.
   
3. Valige oma organisatsiooni jaoks soovitud jagamistase. Tavaliselt on vaikeseadeks Igaüks.
   

Erinevad jagamisseaded eeldavad erinevat juurdepääsutaset. Valige kindlasti üks, mis vastab jagatava dokumendi tüübile. Siin on iga jagamiskonfiguratsiooni kiire ülevaade.

• Igaüks. See seade võimaldab kasutajatel jagada linke, mis ei vaja autentimist. See tähendab, et nad saavad selle saata nii olemasolevatele kui ka uutele külalistele. Administraatorina saate määrata igale lingile aegumiskuupäeva.
• Uued pluss olemasolevad külalised. Selle sätte korral peavad külalised lingile juurdepääsuks oma Microsofti kontoga sisse logima. Samuti saavad nad kasutada oma kooli või ettevõtte kasutajatunnust. Põhjus on selles, et seda tüüpi linkide jaoks on vaja identiteedi kinnituskoode.
• Ainult olemasolevad külalised. Nii saate oma kataloogist külalistega faile jagada. See hõlmab kõiki, kes on teie kutsed varem vastu võtnud. See viitab ka külalistele, mille kaudu olete käsitsi lisanud Azure B2B või sarnased koostööfunktsioonid.
• Ainult teie organisatsiooni liikmed. Kui soovite takistada välistel kasutajatel teie kataloogile juurdepääsu, valige see säte. See keelab välise jagamise funktsiooni ja hoiab kõik failid teie organisatsiooni sees.

Kui keelate välise jagamise, lülitage see uuesti sisse. Varem juurdepääsu saanud külalised saavad endiselt serveriga liituda. Kui te ei soovi, et külalised saaksid uuesti juurdepääsu teatud saitidele, peate nende saitide seaded eraldi välja lülitama.

SharePointi külaliste jagamise KKK

Kuidas ma saan välise jagamise vajaduse korral sisse ja välja lülitada?

SharePointi serverisse salvestatud failid on juurdepääsetavad kõigile, kellel on saidi luba. Siiski võite soovida teatud faile jagada inimestega, kes SharePointi regulaarselt ei kasuta. Siin hakkab mängu väline jagamise funktsioon.

Sätete aktiveerimiseks peate olema Microsoft 365 SharePointi haldur. Saidihalduritel ei ole volitusi välise jagamise lubamiseks või keelamiseks. Seda saab teha järgmiselt.

1. Logige sisse SharePointi halduskeskuse veebilehele.

2. Liikuge vasakpoolses veerus. Valige loendist sait.

3. Klõpsake ringil selle jagamisvaliku kõrval, mille soovite lubada.

Saadaolevad valikud määratakse ettevõtte tasandil. Kui keelate teatud saidil välise jagamise, ei tööta enam sellel jagatud lingid.

Mida saavad külalised minu jagatud dokumentidega teha?

Lingi jagamisel saate määrata, kas selle avaja saab failis muudatusi teha. Kui märgite ruudu Luba muudatused, saavad teised kasutajad pärast lingi saamist teha järgmist.

• Nii failide ja kaustade üles- kui ka allalaadimine serverisse.

• Looge uusi kaustu ja laadige üles uusi faile.

• Eemaldage failid SharePointi serverist.

• Olemasolevate üksuste ja kaustade muutmine.

• Edastage faile ühest kaustast teise.

• Muutke konkreetse faili nime ja vormingut.

• Jaga faililinke teiste inimestega.

Isegi kui redigeerimine on lubatud, on mõned asjad endiselt keelatud. Vastuvõtja ei saa teha järgmist.

• Juurkataloogi redigeerimine või ümbernimetamine. See kehtib ka teiste kõrge hierarhiaga kaustade kohta.

• Avage oma SharePointi serverist teisi kaustu. Nad saavad vaadata ja muuta ainult neid, mida jagasite.

• Juurdepääs kõigele muule oma SharePointi saidil ilma loata.

Teie kataloogis on külaliskasutajatele saadaval ka kolm jagamisseadet. Saate valida ühe järgmistest valikutest.

• Igaüks (lingile pääseb juurde ilma kontrollita).

• Uued külalised (link nõuab, et külaline kinnitaks oma isikut). Olemasolevad külalised pääsevad neile linkidele juurde ka pärast Microsofti kontoga sisselogimist.

• Ainult olemasolevad külalised (jagamine on piiratud külalistega, kes on juba teie kataloogis kaasatud).

• Ainult teie organisatsiooni liikmed (välised külalised ei pääse lingile juurde).

Mida saab Microsoft SharePointi abil jagada?

SharePoint toetab igat tüüpi failivorminguid. Saate oma kataloogi peaaegu kõike ilma probleemideta üles laadida.

Kuid vanematel versioonidel on teatud failitüüpidega probleeme. Näiteks on 2016. aasta serveris täielikult blokeeritud järgmised laiendused:

• .asmx

• .asmx

• .svc

• .seep

• .json

• .xamlx

Õnneks pole praegusel serveril sellist piirangut. Praeguse seisuga pole SharePointis keelatud vorminguid ja laiendusi.

Jagamine on hoolimine

SharePoint toob võrgutöökohale korra. Süsteemi täiustatud funktsioonid võimaldavad teil vaid mõne lihtsa sammuga jagada nii faile kui ka terveid saite.

Iga olukorra ja lingitüübi jaoks on eelistatud jagamisseade. Globaalsed ja SharePointi administraatorid saavad isegi lubada välise jagamise ja hallata külaliste sätteid kogu organisatsiooni jaoks.

Kas teie ja teie töökaaslased kasutate failide vahetamiseks SharePointi? Kas eelistate teistsugust koostöösüsteemi? Kommenteerige allpool ja jagage oma mõtteid välise jagamise funktsiooni kohta.