Pange räpased arvutustabelid lahti ja lülituge andmebaasile

Oleme vaatas andmete loendite salvestamiseks arvutustabelirakenduse, näiteks Exceli kasutamise lõkse. See lähenemine võib esialgu tunduda parim lahendus, kuid teil võib tekkida probleeme, kui neid andmeid mitme kasutajaga jagada, sisu kinnitada või isegi oma andmetes navigeerida. Miks? Kuna kasutate tööriista, mis pole selle töö tegemiseks loodud.

Nüüd vaatleme kujuteldavat (kuid tüüpilist) juhtumit ettevõttest, kasutades arvutustabelipõhist loendit, ja uurime, kuidas saaks sellistest probleemidest üle saada andmebaasirakenduseks.

Kuidas töövihikud käest saavad

Meie nimekiri sai alguse klientide jaoks teostatud projektide lihtsast registrist. Ettevõtte kasvades kasvas ka klientide arv, töövihikusse lisati nimed ja kontaktandmed. Samuti oli vaja mingil viisil registreerida, mida erinevad töötajad nende projektidega tegelesid, nii et sellesse töövihikusse lisati veelgi rohkem andmeid.

Siinkohal muutus arvutustabeli lähenemine töötamatuks: liiga palju inimesi üritas seda ajakohastada, sageli samal ajal. Ettevõte proovis korraldada rotatsiooni, nii et inimesed vahetasid töövihikut kordamööda, kuid see tähendas, et mõned ülesanded ununesid enne nende salvestamist.

Lõpuks panevad inimesed ülesannete jälgimiseks ise oma töövihikud üles, meenutades mõnikord nädala lõpus andmete põhitöövihikusse kopeerimist. Töötajad töötasid nende raamatute jaoks välja oma stenogrammi ja mõned muutsid veergude vormingut ja järjestust vastavalt oma tööviisile. Nende andmete kopeerimine põhitööraamatusse tõi kaasa kohutava segaduse.

See võib olla väljamõeldud näide, kuid kõiki neid tavasid olen tegelikult ka reaalses elus näinud. Vaatame mõningaid selle töömeetodi poolt üles kerkinud probleeme.

Palju probleeme

Näete meie kujuteldava arvutustabeli esimest lehte. Esimeses veerus on üksikasjalikult esitatud projekti nimi, millele iga kirje viitab. Mõned neist nimedest on aga pikad, mistõttu töötajatel võib olla kiusatus kasutada lühendeid; selle tulemusel on kirjavigu sisse hiilitud. See muudab keerukaks, millised ülesanded millisesse projekti kuuluvad. Lahendus ei pea olema keeruline: võite valida iga projekti jaoks lühikese nime, milles kõik nõustuvad, või anda igale projektile ID-numbri ja tõlkida see automaatselt projekti nimeks.

Sarnasel probleemil on veerg Alustatud. Mõni lahter sisaldab kuupäeva, kuid teine ​​salvestab ainult kuu - ja üks või kaks kirjet ütlevad lihtsalt jah. Excel toetab andmete valideerimist, seega on võimalik tagada, et teatud lahtrid sisaldavad alati teatud tüüpi andmeid, kuid kui arvutustabelit arendatakse ad hoc viisil, kasutatakse seda harva.

Siinkohal muutub arvutustabeli lähenemine toimimatuks: liiga palju inimesi üritas seda ajakohastada

Teil pole seda probleemi andmebaasirakenduses, kuna välja andmetüüp fikseeritakse algusest peale. Kui te ei tea töö alguse täpset kuupäeva, võite kasutada kuu esimest või 1. jaanuari, kui teate ainult aastat. Kui projekti pole veel alustatud, võite välja jätta tühjaks - andmebaasi mõistes NULL. Kui teate, et projekt oli alustatud, kuid ei teadnud, millal, saate kasutada kuupäeva, mis on teie andmete jaoks tavaliselt võimatu, näiteks 1/1/1900. Kohe muutub projektide sorteerimine ja tegevusest kronoloogilise ülevaate saamine lihtsaks.

Peenema väljakutse esitab veerg sildiga Klient. Selle veeru kirjed ei ole töövihikus millegi muuga seotud, kuid 1. lehel on klientide loend, millele see ilmselt viitab. Segadust tekitab samade üksuste mitme loendi salvestamine, millele viidatakse erinevate nimedega. Peate selgitama selle üksuse nime ja leppima ühemõttelise nimega: kas nad on kliendid või kliendid?

Veerg Olek on veel üks veerg, kus valideerimist pole tehtud, nii et inimesed on taas otsustanud kirjutada mida iganes nad tahavad. Parem oleks koostada kõigi lubatud väärtuste lühike loetelu.

Teine leht - 1. leht - on sama problemaatiline. Alustuseks pole lehe nimi kirjeldav. Mida see tegelikult sisaldab, on loend pealkirjaga Kliendid, kuid seda ei vormindata Excelis tabelina: aadress on ühes väljas, mis piirab teie võimet kasutada Exceli sisseehitatud tööriistu selle otsimiseks või sortimiseks. Võite näiteks filtreerida aadresse, mis sisaldavad Cardiffi, kuid tulemused hõlmaksid ka Newportis Cardiff Roadil olevaid aadresse.

Aadresside osas on parim viis kasutada sihtnumbri, maakonna, linna ja tänava jaoks eraldi väljad (kuigi Suurbritannia aadresside puhul on maakonnateave valikuline - vaadake palun maakondi, palun oleme britid). Tänav peaks sisaldama kõike, mida pole aadressi teistes osades.

Seal on kontaktiväli, mis esitab ka probleeme. Kui meil on ühe kliendi ettevõttes mitu kontakti, on kõik nende nimed sellesse lahtrisse koondatud, nende telefoninumbrid ja e-posti aadressid on sarnaselt muudele väljadele paigutatud. Nende eraldamine on keeruline - eriti kui väljal Kontakt on kolm nime, kuid ainult kaks telefoninumbrit.

Selle lehe viimase veeru pealkiri on Viimane kontakt: töötajad peaksid seda värskendama iga kord, kui nad kliendiga ühendust võtavad. Kuna see teave on töötaja jaoks täiendav asi, mida meeles pidada, ja pole mingit garantiid, et nad seda mäletaksid - eriti kuna see on teisel lehel varjatud -, pole see usaldusväärne. See peaks olema tõesti asi, mida arvuti peaks automaatselt jälgima.

Lõpuks jõuame Töölehtedeni, kus on üksikasjalikult kirjeldatud iga töötaja ülesandeid ja kommentaare. Neid ei nimetata järjepidevalt ja need ei sisalda samu veerge samas järjekorras. Kuigi üksikutel kasutajatel on mõttekas sisestada oma andmed oma lehtedele, muudab sidususe puudumine andmete kogumise ja analüüsimise keeruliseks. Kui juht soovib näiteks näha, millist tööd on iga projektiga tehtud, tuleb kõik ülesanded käsitsi üksikutelt lehtedelt ühte loendisse kopeerida, enne kui neid saab sortida ja neist aru anda.

Oma andmebaasi loomine

Nende probleemide lahendamine võtab natuke tööd, võib-olla mitu päeva. Kuna kasutajad peavad tõenäoliselt uue süsteemi ehitamise ajal vana süsteemi kasutama, on kõige parem teha olemasolevatest töövihikutest koopia, millest töötada. See tähendab, et tahame dokumenteerida kõik andmete teisendamise etapid, et saaksime seda kiiresti uuesti teha, kui on aeg uuele süsteemile üle minna.

Esimene asi, mida peate tegema, on Exceli töövihiku andmed puhastada. Leidmise ja asendamise kasutamine võib aidata ja kustutada tuleks veerg või rida, mis ei sisalda andmeid (välja arvatud veeru pealkirja rida, mis tuleb alles jätta). Lisage veerg A ID igale lehele ID-veerg ja täitke see järkjärguliste numbritega, tippides esimesse lahtrisse 1, valides andmete allossa (tõstuklahv + lõpp, alla) ja seejärel käsuga Täitke alla (Ctrl + D ). Looge projekti nimede põhiloend ja kõikjal, kuhu projekti nimi on salvestatud, kasutage selle põhi-ID numbri kinnitamiseks funktsiooni VLookup (); kui numbrit pole, on teie andmetes vastuolu.

Kui teie andmed on puhtad, on aeg kujundada nende hoidmiseks uus andmebaas. Kasutame Access 2013-d, sest meie teoreetilises näites on see kõigile meie kasutajatele saadaval meie Office 365 tellimuse kaudu. Uue Accessi andmebaasi loomisel saate valida, kas luua see Accessi veebirakenduse või Access Desktopi andmebaasina. Veebirakendustel on lihtsustatud liides ja neid saab kasutada ainult siis, kui teil on Office 365 koos SharePoint Online'iga või SharePoint Server 2013 koos Access Services'i ja SQL Server 2012-ga. Kasutame traditsioonilist töölauaandmebaasi, kuna see pakub rohkem võimalusi ja suuremat kontrolli kasutuskogemus.

Uue töölaua andmebaasi loomiseks valige see ja nimetage see: Access loob uue tabeli nimega Tabel 1 ja paigutab teid ühe veeruga nimega ID kujundusvaate juurde. Siin saate kujundada oma andmebaasis vajalikud tabelid. Igal tabelil peaks olema ID-väli (automaatselt kasvav täisarv), kuid segaduste vältimiseks on parem anda sellele kirjeldavam nimi. Projektide tabelis oleks see ProjectID, kliendi tabelis Kliendi ID ja nii edasi.

Saate määrata igale loodud veerule andmetüübi ja peate igale veerule andma nime ning määrama muud väljale vastavad atribuudid ja vormingud. Nagu ID välja puhul, veenduge, et veergude nimed muudaksid selgeks, millised andmed peaksid sellele väljale minema - seega kasutage näiteks projekti Nimi, mitte ainult Nimi, Tähtaeg, mitte Kuupäev. Võite kasutada lindil asuvat nuppu Nimi ja pealkiri nii lühendatud pealkirja kui ka otsese nime loomiseks. Veergude nimedes saate kasutada tühikuid, kuid päringute ja aruannete kirjutamisel peate need ümbritsema nurksulgudega.

Kuigi kasutajatel on mõistlik sisestada oma andmed oma lehtedele, muudab sidususe puudumine selle analüüsimise keeruliseks

Määra veergude, nagu PercentageComplete, vorminguks protsent ja kuupäevadeks ShortDate ning tekstiväljade maksimaalseks pikkuseks mõistlik väärtus, vastasel juhul on need kõik 255 tähemärki. Pidage meeles, et mõned sõnad (näiteks Kuupäev) on reserveeritud, nii et te ei saa neid veerunimedena kasutada: kasutage selle asemel TaskDate'i või midagi muud kirjeldavamat.

Kui tegemist on veergudega, kus soovite väärtuse otsida mõnest teisest tabelist (näiteks veerg Klient tabelis Projektid), määrake need muud tabelid Accessis enne otsinguveeru lisamist. Olekust rääkides on lihtsaim võimalus lihtsalt tippida rippmenüüsse kuvatavad väärtused - kuid see muudab võimalike väärtuste loendi hilisema lisamise või muutmise keeruliseks. Kui te ei tegele lühikese loendiga, kus võimalikud väärtused tõenäoliselt ei muutu - näiteks kellegi sugu salvestav väli -, on parem idee jaoks luua järgmine tabel, näiteks ProjectStatus. See võimaldab teil edaspidi hõlpsalt lisada loendisse lisavõimalusi ilma programmeerimist muutmata.

Lisatarvikud

Andmebaasi kujundamise ajal saame vanas arvutustabelipõhises toimimisviisis täiustada. Üks kaebus, mille meie kasutajad oma Exceli töövihikute osas esitasid, oli see, et iga ülesanne sisaldas kommentaaride jaoks ainult ühte lahtrit ja mõnikord pidid nad ülesande jaoks tegema rohkem kui ühe kommentaari - või siis pidi juhendaja ülesande ja seejärel kasutaja kohta kommentaari tegema vastus sellele. Kõigi ühtsesse lahtrisse toppimine muutis kommentaaride esitamise aja ja kelle poolt keeruliseks. Saame paremini hakkama, kui loome kommentaaride jaoks eraldi tabeli, mis on lingitud tabeliga Ülesanded. Nii võib igal ülesandel olla nii palju kommentaare kui vaja, igaühe jaoks on eraldi väljad kuupäeva, kasutajanime ja teksti jaoks.

Teine täiustus, mida saame teha, on seada kirjed, näiteks ProjectStatus, kuvamiseks kindlas järjekorras, mitte tähestikulises järjekorras - näiteks võite soovida, et loetelu lõpus oleks Valmis. Selleks lisage veerg DisplayOrder ja kasutage seda otsinguloendi sortimiseks. Ärge kiusake ID välja kasutamist; sellega saaksid kõik uued kirjed minna ainult loendi lõppu.

Meie andmete puhtuse tagamiseks saame märkida väljad, mille kasutaja peab täitma, kui kohustuslikud, ja lisada valideerimine, et sisestatud andmed oleksid õiges vormis. Elu saab lihtsamaks muuta, kui määrate mõistlikud vaikeväärtused: tabeli Kommentaarid väljale CommentDate võib vaikeväärtuseks määrata = Date (), mis määrab selle automaatselt uue kommentaari loomisel tänaseks kuupäevaks. Konkreetsete väärtustega uute kirjete lisamise peatamiseks võite kasutada valideerimist koos tabeli veeruga Tühistatud (tõeväärtus). See võimaldab teil säilitada ajaloolised väärtused, mis varem kehtisid, kuid mida enam ei kasutata. Need funktsioonid leiate kõik tabelitööriistadest | Vahekaart Väljad lindil või tabeli kujundusvaates välja Atribuudid.

Teie andmete importimine

Kui teie tabelid on seadistatud, saate kasutada väliseid andmeid | Import ja link | Exceli nupp lindil Exceli töövihiku andmete lisamiseks Accessi andmebaasi tabelitesse. Enne alustamist tehke oma tühja juurdepääsu andmebaasist varukoopia, juhul kui midagi valesti läheb, ja alustage vajadusel väikeste tabelite käsitsi täitmisega. Kui see on tehtud, tehke veel üks varukoopia, et saaksite selle punkti juurde tagasi minna, kui järgmiste toimingutega midagi valesti läheb.

Enne kui lõpetate seoste tabelitega, nagu projektid ja ülesanded, importige nüüd põhitabelid, mis ei tugine muudele tabelitele, näiteks Kliendid. Kui korraldate ja nimetate oma Exceli töövihiku veerud ümber, et need vastaksid teie Accessi andmebaasi väljadele võimalikult täpselt, ei tohiks teil andmete importimisel probleeme olla. Pidage meeles, et märkige kõik, mida teete, et saaksite seda hiljem korrata, kui teil on vaja andmeid uuesti teisendada.

Kui andmed on imporditud, peaksid andmelehevaates olevad tabelid toimima sarnaselt Exceli töölehtedele, kuid andmete parema valideerimise, otsimise ja sortimisega. Soovi korral saate nüüd alustada nende andmete põhjal uute vormide ja aruannete kujundamist: näiteks projektide põhi- / detailvorm võib vormi ülaosas näidata ühe projekti andmeid ja selle ülesannete ruudustikku projekt allosas.

Samuti võite seadistada vormi Minu ülesanded, mis loetleb kõik praeguse kasutaja täitmata ülesanded, ja tähtaja ületanud ülesannete aruande, milles on loetletud kõigi kasutajate täitmata ülesanded, kellel on tähtaeg ületatud.

Maakondi pole, palun, me oleme britid

Kui salvestate aadresse oma andmebaasi, on oluline mõista, millist teavet tegelikult vajate. Ehkki maakondlik teave võib turunduseks kasulik olla - ja seda võib vaja minna mõnel ülemeremaal asuval aadressil -, ei kasutata seda Ühendkuningriigi aadressides enam ametlikult.

kuidas facebookis sünnipäev välja lülitada

Põhjuseks on see, et Ühendkuningriigi postiaadressid tuginevad postilinna kontseptsioonile, kus post teile saadetakse ja sorteeritakse enne, kui see teie ukse ette toimetatakse. Kõiki linnu või külasid ei teenita sama maakonna postilinnad - näiteks saab Melbourn (Cambridgeshire'is) posti Roystoni kaudu (Hertfordshire'is) - seega ei aita aadressil maakonna määramine tingimata kedagi.

Segaduste vältimiseks lõpetas postkontor maakondade kasutamise aadressides juba 1996. aastal, tuginedes selle asemel sihtnumbrite teabele - ja 2016. aastaks kavatseb ta maakondade nimed täiendava aadressiteabe varjunime andmefailist eemaldada. Nii et kui lisate Ühendkuningriigi aadressile maakonna, siis seda lihtsalt ignoreeritakse.