Kuidas lisada külalisi Asanas

Meeskonna haldamise rakendused sobivad suurepäraselt selleks, et hoida kõiki meeskonna liikmeid organisatsiooniga seoses samal lehel. Asanaga saavad juhid ülesandeid tõhusalt jagada ja lisada külalisliikmeid tugimeeskondadesse, et pakkuda oma oluliste projektide jaoks täiendavat tööjõudu.

Ükskõik, kas juhite meeskonda või olete lihtsalt liige, räägime teile kõigest projektijuhtimise valdamisest ja kuidas külalisi oma organisatsiooni või meeskonda Asanas lisada. Lisateabe saamiseks lugege edasi.

Kuidas lisada külalisi Asanas

Asana võimaldab ettevõtetel lisada uusi liikmeid, isegi kui neil pole e-posti domeeni. See funktsioon on kasulik uute kaasautorite lisamiseks konkreetsetele ülesannetele või klientide lisamiseks teie edenemise jälgimiseks. Külalise staatus võimaldab kõigil, kellel pole organisatsiooni domeeniga e-posti aadressi, saada organisatsiooni külaliseks.

Asanas asuvate organisatsioonide administraatorid on inimesed, kellel on õigus külalisi kutsuda ja lisada. Nad saavad otsustada, kes saab uusi liikmeid lisada, valides, kas ainult administraatorid, organisatsiooni liikmed või kõik saavad uusi inimesi meeskonda kutsuda.

Halduskonsoolist külaliste kutsumiseks toimige järgmiselt.

1. Avage Asana ja klõpsake paremas ülanurgas oleval nupul Liikmed.
   
2. Puudutage nuppu Kutsu liikmeid.
   
3. Sisestage selle inimese e-posti aadress, kelle soovite kutsuda.
   
4. Valige rippmenüüst projekt, millele soovite need määrata.
   
5. Kinnitamiseks klõpsake nuppu Saada.
   

Kellegi projektiga liitumiseks kutsumise toimingud:

1. Avage Asana ja projekt, kuhu soovite uusi külalisi kutsuda.
   
2. Klõpsake ikooni Liikmed ja see avab projekti Share akna.
   
3. Saate kutsuda uusi meeskonnaliikmeid või külalisi, sisestades nende nime või e-posti aadressi.
   

Kuidas inimesi oma organisatsiooni kutsuda

Lihtsaim viis uute liikmete või külaliste kutsumiseks oma projektidesse on saata neile jagatav kutselink. Asana kasutajad saavad neid linke jagada paljudes kanalites, nagu Slack, Microsoft Teams, e-post või isegi tekstsõnumite kaudu. Jagatavad lingid sobivad suurepäraselt uute liikmete kutsumiseks ja külalistele on e-post kõige parem.

Kui soovite kedagi projekti kutsuda, peate tegema järgmist.

1. Avage Asana.
   
2. Vasakult külgribalt leidke projekt, mida soovite jagada.
   
3. Klõpsake paremas ülanurgas asuvat nuppu Jaga.
   
4. Valige, kas soovite kedagi kutsuda e-posti või jagatava lingi kaudu.
   
5. Kopeeri link projekti jagamiseks.
   

Kui soovite kedagi meeskonda kutsuda, saate seda teha järgmiselt.

1. Avage Asana.
   
2. Klõpsake oma meeskonna nimel.
   
3. Puudutage nuppu Kutsu.
   
4. Otsustage hüpikaknas, kas soovite liikmeid kutsuda e-posti või lingi abil.
   

Täiendavad KKK-d

Kas saate hoida projekte ja ülesandeid Asanas privaatsena?

Jah, teil on kõigi Asanas asuvate projektide üle täielik kontroll ja saate otsustada nende staatuse üle. Lubade kontroll võimaldab teil silma peal hoida iga teavet ja selle nähtavust organisatsiooni liikmetele. Iga inimene saab otsustada, kas ta soovib midagi jagada ainult oma meeskonna ja koostööpartnerite või kõigi teiste organisatsiooni liikmetega.

kuidas eemaldada kõik hüperlingid sõnaga

Kui ülesanded on osa eraprojektist, on nende nähtavus piiratud ainult projekti ja selle ülesannetega otseselt tegelevate koostööpartneritega. Iga kaastöötaja näeb oma ülesannet või alamülesandeid, kuid ei pääse teiste inimeste ülesannetele juurde, isegi kui nad on samas organisatsioonis.

Mõnikord, kui soovite, et konkreetne teave jääks mõne meeskonnaliikme sekka, võite märkida need projektid privaatseks või isegi ainult kommenteerimiseks. Kui olete oma ülesanded avalikuks seadnud, muutuvad need teie organisatsiooni või meeskonna jaoks kõigile kättesaadavaks.

Kui otsustate oma projekti privaatsust muuta, peate tegema järgmist.

• Klõpsake paremas ülanurgas +.

• Seal näete kõiki oma meeskonna liikmeid ja külalisi ning peal näete valikut Muuda privaatseks.

• Kui klõpsate nupul Määra privaatseks, muutub teie projekt kättesaadavaks ainult meeskonnaliikmetele.

Kui soovite muuta ülesande oleku privaatseks, peate tegema järgmist.

• Avage Asanas ülesanne.

• Klõpsake paremas ülanurgas käsku Määra privaatseks.

• Sel viisil on ülesanne privaatne, mida saate vaadata ainult teie ja teised kaasautorid.

• Eemaldage kõik kaasautorid lehe allservast, kui soovite, et see ülesanne oleks privaatne.

Kas saate lisada samasse projekti nii liikmeid kui külalisi?

Tõepoolest, saate samasse projekti lisada nii liikmeid kui külalisi. Kui nad on ühes meeskonnas, saavad nad üksteise nimesid näha ja rohkem suhelda. Kui kaks külalist näevad praegu üksteist erakasutajana, tähendab see, et nad ei tööta sama projektiga ega kuulu samasse meeskonda. Kui nad on määratud samale projektile, muutuvad nende nimed nähtavaks.

Liikmetel on lubatud organisatsiooni külalisi kutsuda, kuid lõplikud otsused teevad administraatorid. Muidugi saab liige lisada külalisi ainult nende projektide juurde, millega nad töötavad, ja administraator saab neid lisada kõikidesse aktiivsetesse ja ka varjatud projektidesse.

Kas teil võib olla mitu asana Asanas?

Praegu ei saa Asanas olla mitu volitatud isikut. Ühele ülesandele saab määrata ainult ühe inimese, kuna nad vastutavad selle täitmise eest.

Üks viis ülesande jagamiseks erinevate inimeste vahel on lisada üks või mitu alamülesannet, kuhu saate hõlpsasti kaasata rohkem koostööpartnereid. Teine võimalus on kasutada suvandit Määra koopiad ja lasta rohkem inimesi töötada sama ülesande koopiatega.

Kas Asana integreerub meeskondadega?

Asana ja Microsoft Teams on ühiselt loonud eduka meeskonnahalduse tööriista. Asanat Microsoft Teamsis kasutades saavad meeskonnad tõhusamalt koostööd teha. Selle integreerimise raames saate meeskondadega rääkida koostööpartneritega ja Asanaga ülesannete levitamiseks.

Integreerimine võimaldab teil teha järgmist.

• Jälgige meeskondades Asana ülesandeid, projekte ja värskendusi.

• Kasutage meeskondi Asanas projektide otsimiseks.

• Looge kohandatud märguanded, mis töötavad mõlemal platvormil.

• Kohandage kõiki oma teavituseelistusi.

• Kasutage kõiki Microsoft Office'i faile ja lisage need Asana projektide ja ülesannete juurde.

• Kasutage OneDrive'i kõigi Asana ülesannete ja projektide jaoks oluliste andmete salvestamiseks.

Mida saavad külalised Asanas teha?

Külalistel ei saa olla organisatsiooni liikmetega samal tasemel juurdepääsu. Lisaks näevad nad ainult teavet või faile, mis on konkreetselt jagatud nendega või grupis, kuhu nad kuuluvad. Külalised näevad ülesandeid, projekte ja avalikke projekte, mida on nendega jagatud, kuid kellel pole redigeerimise luba neid.

Tasulised funktsioonid on saadaval, kuid kohandatud väljade loomise, muutmise või isegi kustutamise korral on see Asanas külalisena võimatu.

Külalistel on juurdepääs järgmiselt.

• Külalistest ei saa grupi liikmeid

• Külalised ei saa saada grupi liikmeteks ilma nende e-posti aadressi muutmata

• Külalised ei saa organisatsiooni teistes meeskondades sirvida ega erinevatele gruppidele juurde pääseda

Mida tähendab organisatsioonis külaliseks olemine?

Külalised on kasutajad, kellel pole ettevõtte ametlikku e-posti kontot. Nad saavad kutse meeskonda abistada ühe või mitme käsiloleva projektiga. Külalise olekuga saate suhelda klientide, klientide või kellegi teisega, kes töötab projektiga. Organisatsiooni sees näete aga ainult seda, mida teised on teiega jaganud.

Asanas saavad külalised projekti või ülesande sees väärtusi lisada või neid muuta, kuid nad ei saa neid kustutada ega uusi luua. Lisaks on neil juurdepääs kõigile lisafunktsioonidele, mida lubate neil kasutada, välja arvatud kohandatud väljade haldamine.

Kas külalised saavad üksteist näha?

Külalised saavad üksteist näha ainult siis, kui nad teevad koostööd vähemalt ühe projektiga. Vastasel juhul näevad nad teisi erakasutajatena. Nii hoolitseb organisatsioon selle eest, et nad ei näeks oma nimesid, kui nad koos midagi ei tee.

Mis vahe on külalisel ja piiratud juurdepääsuga liikmel?

Külalised ja piiratud juurdepääsuga liikmed (LAM) asuvad mõlemad ettevõtte redeli lõpus. Sisuliselt on LAM-id juba organisatsiooni osa, Külalised on ajutised meeskonnaliikmed. Muidugi, kui külaline näitab annet ja rahuldavaid tulemusi, võib temast saada LAM või isegi liige.

kuidas tühistada ostjana eBays pakkumine

Kuigi külalised ei jaga ettevõtte domeeni ega arvesta Asana paketti, on LAM-idel ettevõtte e-posti aadress ja kohtade arv ettevõttes. Külalise staatus eksisteerib ainult organisatsioonides ja LAM-ides, mis on osa Asanas asuvatest organisatsioonidest ja tööruumidest.

Püsige alati rajal

Meeskondade käsitsemine pole lihtne ülesanne, kuid sellised tööriistad nagu Asana aitavad teil töökoormust hallata ja luua funktsionaalseid meeskondi, kes jõuavad õigeaegselt kohale. Varustatud spetsiaalse tööriistakomplektiga, mis võimaldab administraatoritel mõne klõpsuga lisada liikmeid, külalisi ja meeskonnaliikmeid, on see hädavajalik tööriist iga professionaalse ettevõtte jaoks.

Loodetavasti oleme aidanud teil mõista, kuidas Asana töötab ja kuidas seda maksimaalselt ära kasutada. Lisaks teate nüüd, kuidas külalisi oma meeskonda lisada ja hallata kogu oma projekti nähtavust.

Kas teile meeldib Asanat kasutada? Kas olete seda koos Microsoft Teamsiga kasutanud?

Rääkige meile sellest allpool kommentaaride jaotises.